Privacyverklaring
Versie [datum]
1. Wie zijn wij?
Dutch Horizon ([Juridische naam]), gevestigd aan [Adres], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website. Vragen over privacy? Mail naar [E-mail] of bel [Telefoon].
2. Voor wie is deze verklaring?
Deze website is bedoeld voor zakelijke afnemers. Ook bij zakelijk contact verwerken we persoonsgegevens, zoals de naam en het e-mailadres van een contactpersoon. In deze verklaring lees je hoe we daarmee omgaan.
3. Welke gegevens verwerken we, waarom en hoe lang?
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Aanvragen en contactberichten behandelen (offerte, informatie, maatwerk, export, diensten, keuzehulp) | Bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, land, KvK- en btw-nummer (als je die opgeeft), je bericht en de details van je aanvraag, zoals product, hoeveelheid, mengselrecept of exportgegevens | Maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden) | [24 maanden] na het laatste contact over de aanvraag |
| Offertes en overeenkomsten uitvoeren | De gegevens hierboven, offerte- en levergegevens, afleveradres | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting | [7 jaar] voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen; overige gegevens zoals bij de aanvraag |
| Bevestiging van je aanvraag per e-mail | Naam, e-mailadres, samenvatting van je aanvraag | Maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst | Zoals bij de aanvraag |
| Vastleggen dat je de privacyverklaring hebt gezien | Tijdstip van je akkoord | Gerechtvaardigd belang (kunnen aantonen hoe we je hebben geïnformeerd) | Zoals bij de aanvraag |
| Misbruik en spam voorkomen | Een gepseudonimiseerde code (hash) van je IP-adres, tijdstip, de pagina waarvandaan je de aanvraag verstuurde | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Zoals bij de aanvraag; aanvragen die als spam zijn aangemerkt [binnen 30 dagen] verwijderd |
| Vragen beantwoorden via de assistent | Je vraag en de laatste berichten van het gesprek, de pagina waarop je de vraag stelt en, voor de limiet op het aantal vragen, een gepseudonimiseerde code (hash) van je IP-adres | [Gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden; beveiliging)] | Het gesprek slaan we niet op. De code van je IP-adres vervalt zodra het tijdvak van de limiet voorbij is, of [uiterlijk de volgende dag] als een extern taalmodel is ingeschakeld. |
| Beveiliging en beheer van de website (serverlogs) | IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsergegevens | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Maximaal [90 dagen] |
Velden met een sterretje zijn nodig om je aanvraag te behandelen. Telefoonnummer, KvK- en btw-nummer zijn optioneel. Je IP-adres slaan we bij een aanvraag niet op, alleen een gepseudonimiseerde code ervan.
4. De assistent op deze website
Op deze website staat een assistent, die je opent met de knop rechtsonder. De assistent is een geautomatiseerd systeem, geen medewerker. Hij beantwoordt vragen over ons assortiment, grondstoffen, maatwerk, verpakkingen en export. Prijzen noemt hij niet; voor een offerte verwijst hij naar het aanvraagformulier.
Standaard stelt de assistent het antwoord samen uit de kennisbank van deze website, op onze eigen server. Je vraag gaat dan niet naar een andere partij. We kunnen daarnaast een taalmodel van een externe aanbieder inschakelen. In dat geval sturen we je vraag en de laatste berichten van het gesprek naar die aanbieder, [Aanbieder taalmodel], die als verwerker voor ons het antwoord opstelt. Voordat we een extern taalmodel inschakelen, sluiten we met de aanbieder een verwerkersovereenkomst.
Op onze server slaan we je gesprek niet op. We houden alleen dagtellers bij: hoeveel vragen er zijn gesteld en hoe ze zijn beantwoord. Die tellers bevatten geen inhoud van vragen of antwoorden en geen IP-adres. Het gesprek zelf staat alleen in je browser, in het tabblad waarin je de assistent gebruikt. Het verdwijnt als je dat tabblad sluit of op Nieuw gesprek klikt.
Om misbruik te voorkomen geldt een limiet op het aantal vragen dat je in korte tijd kunt stellen. Daarvoor gebruiken we, net als bij de formulieren, een gepseudonimiseerde code (hash) van je IP-adres. Die code vervalt zodra het tijdvak voorbij is. Je IP-adres zelf slaan we daarvoor niet op. Is een extern taalmodel ingeschakeld, dan geldt ook een limiet per dag; die code bewaren we dan [tot uiterlijk de volgende dag].
Deel in de assistent geen persoonsgegevens en geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Voor een offerte gebruik je het aanvraagformulier.
5. Wat we niet doen
We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en maken geen profielen. We gebruiken je gegevens niet voor nieuwsbrieven of andere marketing en verkopen ze nooit.
6. Met wie delen we gegevens?
Alleen met partijen die we nodig hebben om je aanvraag of order uit te voeren, en alleen voor zover nodig. Waar dat vereist is, sluiten we een verwerkersovereenkomst.
- hosting van de website: [Hostingpartij];
- verzending van e-mail: [E-maildienst];
- taalmodel voor de assistent, alleen als we een extern taalmodel hebben ingeschakeld en alleen je vraag en de laatste berichten van het gesprek: [Aanbieder taalmodel];
- partijen die betrokken zijn bij transport en levering, zoals vervoerders en expediteurs: [Vervoerder(s)];
- laboratorium, alleen bij een analyse en alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn;
- boekhouding: [Boekhoudpakket/-kantoor];
- bevoegde autoriteiten, zoals douane, als dat bij export wettelijk nodig is.
7. Doorgifte buiten de EER
We verwerken gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Bij export kan het nodig zijn gegevens te delen met partijen buiten de EER, zoals een expediteur of autoriteit in het land van bestemming. Dat doen we alleen voor zover nodig om de overeenkomst met jou uit te voeren, of met passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Beveiliging
We beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals een versleutelde verbinding (HTTPS), toegang tot aanvragen alleen voor medewerkers die dat nodig hebben, versleuteld opgeslagen wachtwoorden voor het beheer en pseudonimisering van IP-adressen.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar [E-mail]; we reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.
10. Klachten
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Cookies
Lees ons cookiebeleid.
12. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.